چالش های به کارگیری اسناد الکترونیک در امور حقوقی و مالی (دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق، میکروفیلم)

امروزه ظهور و گسترش پدیده »اینترنت« و رشد روزافزون تجارت الکترونیکی، تحول در ساختارهای سنتی رااجتنابناپذیر ساخته است. در این راستا، برخی از مسائل همچون همگامی با ضرورت های جدید دنیای تجارت (سرعت، ارزانی و همسانی اسناد الکترونیکی با داده ها)، اندیشه ثبت به صورت الکترونیکی را تقویت کرده است. فرآیند الکترونیکی شدن اسناد یکی از مهمترین برنامه های راهبردی توسعه جمهوری اسلامی ایران است که در برنامه های پنجم و ششم توسعه مورد تاکید واقع شده است. مطابق ماده یک شیوه نامه بهره برداری ازدفتر الکترونیک، از تاریخ ۱۳۹۵/۶/۱۰ دفتر الکترونیک سردفتر، در تمامی دفاتر اسناد رسمی مورد بهره برداریقرار می گیرد و از این تاریخ ثبت تمامی اسناد رسمی و اقدامات تبعی مربوط به این اسناد، مطابق ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمیو کانون سردفتران، صرفا در دفتر الکترونیک خواهد بود و ثبت سند جدید در دفاتر دست نویس ممنوع است. شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک طلاق در مادهیک مقرر داشته، از تاریخ ۹۷/۱۰/۲۰ دفتر الکترونیک ثبت طلاق در تمامی دفترخانه های رسمی طلاق مورد بهره برداری قرار می گیرد. ازاین تاریخ، ثبت رسمی تمامی وقایع طلاق و امور تبعی مربوط به آن، صرفا در دفتر الکترونیک خواهد بود و ثبت سندجدید در دفاتر دست نویس، ممنوع است. در همین راستا، شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک ثبت ازدواجنیز در تاریخ ۱۴۰۰/۷/۱۸ برای مسدود نمودن دفتر سنتی ابلاغ و لازم الاجرا شد. همچنین، مطابق ماده ۴۰ قانوندیوان محاسبات کشور تعیین نحوه حفظ و نگهداری و بایگانی صورت حساب های مالی و اسناد و مدارکمربوط در دستگاه ها به عهده دیوان محاسبات کشوراست که در ماده ششم شیوه نامه مربوطه، اسناد و مدارک مالی ارائه شده در قالب فایل های رایانه ای را پس از تایید مدیران کل دیوان محاسبات، قابل تبدیل بهمیکروفیلم دانسته است.

کلیدواژه ها:

اسناد الکترونیک ، میکروفیلم ، دفاتر ثبت اسناد ، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی